Solution Professionnelle d'archivage & d'indexation automatique

Archivage électronique sécurisé de vos données allier :
sécurité et flexibilité

Vous souhaitez déployer une solution d’archivage dans votre entreprise et ne savez pas par où commencer ?

Que vos documents soient numériques ou physiques, vous devez les conserver, parfois sur le très long terme, afin de pouvoir y accéder en cas de besoin et de vous conformer aux durées légales de conservation. En effet, vous devez être capable de produire un document devant un tribunal par exemple.

Souvent considéré comme une obligation, l’archivage est en réalité une réelle opportunité de revoir votre organisation afin de gagner en performance.

  •  Au sein d’une organisation, l’archivage électronique sécurisé peut représenter un axe stratégique souvent négligé par les entreprises et administrations.
  •  Au même titre que vos archives physiques, vos données et documents générés au format numérique doivent faire l’objet d’une stratégie globale dans laquelle confidentialité et accessibilité sont les maîtres mots.
  •  Aujourd’hui, la dématérialisation concerne une multitude de sociétés, à l’envergure et aux activités différentes. Par conséquent la question de la sauvegarde pérenne et de l’archivage électronique de tous ces biens dématérialisés est incontournable.
  •  Pour des raisons diverses et variées, votre entreprise doit pouvoir disposer rapidement de documents ayant fait l’objet d’une dématérialisation, dans le cadre d’un conflit juridique, par exemple. Les documents numériques ayant la même valeur que les documents papier depuis la loi du 13 mars 20001, l’archivage électronique de documents peut aussi répondre à des besoins de ce type.
  •  Plus qu’une alternative aux solutions actuelles du marché, l’archivage électronique sécurisé proposé par Connect elit peut intervenir en complémentarité avec l’archivage physique et la numérisation. Il peut également faire l’objet d’une prestation dédiée que nos spécialistes auront pensée spécifiquement pour répondre à vos besoins.

Les principaux avantages de l’archivage électronique de documents

  •  Le gain de temps.
  •  La préservation des ressources.
  •  La disponibilité des données immédiate.
  •  L’accès rapide et confidentiel à vos données.
  •  La sécurisation assurée de vos documents.
  •  Connect elit un rapport qualité / prix imbattable
  •  (comparé à l’archivage sur papier, moins de 3€ par jour   )

L’archivage électronique de documents en quatre étape avec Connect elit

 ETAPE 1 NUMÉRISATION

A partir de votre scanner ou multifonction professionnel dématérialisez en série vos documents recto ou recto verso avec suppression des pages blanches.

Le contenu de chaque document s’ océrise dans son intégralité et se mémorise dans la Solution CONNECTELIT par le biais d’un logiciel de Reconnaissance Optique de Caractères ( OCR).

 

ETAPE 2 RECONNAISSANCE DES PROFILS

La création d’un profil s’opère facilement à partir de la prévisualisation du document et quelques clics de souris.

 

ETAPE 3 INDEXATION AUTOMATIQUE

Pour chaque profil un chemin de classement informatique est déterminé. Les documents sont ainsi automatiquement intégrés au cœur de votre arborescence.

Une simple pression de la touche scanner et tous vos documents sont numérisés, océrisés, reconnus, renommés et indexés en série

Vous obtenez ainsi une productivité inégalée et évitez tout risque d’erreur !

 

ETAPE 4 RECHERCHE PLEIN TEXTE

Avec CONNECTELIT et son propre moteur de recherche, retrouvez instantanément votre document à partir de n’importe quelle donnée figurant dans son contenu !

L’article 1316-1 du Code stipule aujourd’hui: « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.»